Vovin Services heeft sinds 1998 ervaring met ICT in het MKB. Wellicht herken je je hierin: je start bij een bedrijf, of je begint bij een bedrijf, en na verloop van tijd wordt het groter. Vaak komen er mensen bij, en gaan mensen weg. In alle gevallen wil je graag, dat informatie die essentieel is voor je bedrijf, door iedereen kan worden ingezien. Dat die informatie voor iedereen toegankelijk is.
Wat is het belangrijkste voor je bedrijf? De klanten! Dus gegevens van hen wil je nauwkeurig vastleggen. En niet alleen dat, je wilt ook bijhouden wat je historie met hen is. Wat waren je contactmomenten, wanneer sprak je ze voor het laatst? Wat is er afgesproken? Wanneer is je afspraak met hen? Hoe laat je je collega's weten wat je met hen hebt afgesproken?
Dus je zoekt, of je hebt al een systeem waarin dat mogelijk is. Met name kleinere organisaties beginnen dikwijls met Outlook-achtige oplossingen, waarin ze adressen delen en bijv. notities delen. En men komt er snel achter dat dat toch wel beperkt is. Je wilt informatie over projecten bijhouden. Je wilt informatie over bestellingen bijhouden. Je wilt je uren registreren. Je wilt inzicht in de Marketingacties die je doet. En ga zo maar door. Dus gaat men op zoek naar een ander systeem.
Ze vragen brochures op, ze bezoeken websites, er komen vertegenwoordigers langs met prachtige verhalen. Ze krijgen oplossingen voorgeschoteld, pakketten die mogelijkheden bieden waarvan je vaak niet wist dat ze bestonden. Graag noemt Vovin enkele bekende valkuilen:
Valkuilen:
1. Voorafgaand aan het selectieproces heeft men onvoldoende duidelijk vastgesteld wat men nu eigenlijk verwacht van een applicatie. Het kan niet voldoende benadrukt worden hoe belangrijk dit is. Het is ook niet makkelijk om te bepalen! Vovin Services kan je hiermee, in samenwerking met KRIS consult, helpen. Met de Infolyse© brengen wij in kaart wat je ICT nu voor uw organisatie doet, en wat je met je huidige ICT kan bereiken. En het kan zijn, dat je optimaal gebruik maakt van uw ICT. Vooral zo houden, en niet verder lezen! Vaak echter blijkt dat men ICT veel doelmatiger kan inzetten.
2. Men kiest uiteindelijk voor een pakket dat vooral heel veel kan. En vervolgens zien de gebruikers door de bomen het bos niet meer, en het organiseren van waardevolle informatie wordt een puinhoop. Het is als met Word of Excel: de gemiddelde gebruiker gebruikt hooguit een kwart van wat een programma kan; de rest is -sorry dat ik het zeg- dikwijls gelul.
Het hebben van mogelijkheden is natuurlijk niet slecht, maar wat men zich vaak niet realiseert: men kiest voor een pakket, dat met al zijn opties niettemin een vaste, niet uitbreidbare, functionaliteit heeft.
Waar men zich dikwijls onvoldoende rekenschap van geeft is dit: een organisatie ontwikkelt zich. Men gaat bijvoorbeeld ook andere diensten aanbieden, of men neemt mensen in dienst die part-time of vanuit huis werken. Is het gekozen pakket dan nog wel zo geschikt? Zijn de nieuwe bedrijfsprocessen ook in te passen in dat pakket? Of wordt het kunst en vliegwerk, met allerlei 'work-arounds'? En wat als het pakket nu zo star is dat het aan de nieuwe eisen niet kan voldoen? Dan moet je weer een nieuw pakket zoeken!
'Het was prima toen we het kochten, maar nu willen we wat anders, en dat kan niet met wat we nu hebben' - dat is een zeer veelgehoorde kreet.
Commence is een flexibele oplossing. Je kunt het maken zoals je wilt, hoe je het wilt en op het moment dat je het wilt. Verandert de organisatie? Dan kan Commence meeveranderen. Daar hoeven geen ontwikkelaars aan te pas te komen. Als je een beetje handig bent doe je het zelf, en anders doet Vovin het voor je, binnen een fractie van de tijd die het kost om een programmeur in te huren.
De moraal van dit verhaal is dit: je kunt kiezen voor het maximale. Een pakket dat ontzettend veel opties heeft. Dat is geweldig! En niet zelden ook prijzig. Maar gebruiken mensen hem ook? Hebben ze werkelijk toegevoegde waarde voor de organisatie? Zijn deze opties ook in de toekomst handig?
Bedenk: 'Maximaal' is niet per sé 'Optimaal'
Je kunt ook kiezen voor het optimale: een pakket, dat precies is toegesneden op wat je nodig hebt, op dat moment, en dat zich op het moment dat daar behoefte aan is laat uitbreiden of aanpassen.
Waarmee je dus niet het maximale, maar het optimale uit je systeem haalt.
Dat is waar Vovin naar streeft. Met Commence kunnen we bijna alles bieden wat er op het gebied van CRM (en op nog veel meer vlakken!) te halen is, en wij kunnen dat helemaal maken op de manier waarop je wilt werken, nu, maar ook in de toekomst!